SAFe. Strumienie Wartosci i budzetowanie

Drugi przykład odnosi się do jednego z “najstraszniejszych” aspektów tradycyjnego zarządzania projektami, a mianowicie budżetu. Korzystając z tradycyjnego zarządzania projektami (Waterfall) na początku jest to przerażające, ponieważ trudno jest zdefiniować i uzyskać wstępne zatwierdzenie. A później głównie dlatego, że jeśli mamy być szczerzy wobec siebie, wstępne szacunki prawie nigdy nie odpowiadają rzeczywistym potrzebom. Dzieje się tak z wielu powodów lub — powiedzmy — przeszkód.

Załóżmy, że jesteśmy firmą ogólnie zajmującą się oprogramowaniem, zorganizowaną w tradycyjny sposób, w oparciu o obszary specjalizacji, a mianowicie silosy pionowe lub centra kosztów. Budżet jest rozdzielany między te centra na podstawie rocznych lub nawet dłuższych zadań finansowych. Tradycyjne podejście oparte na projektach, w którym wszystkie te centra kosztów muszą wnosić wkład w wydatki projektu za pomocą pieniędzy, zasobów i wysiłku, powoduje tarcie i sporo kosztów ogólnych. Proces jest powolny i skomplikowany. Prowadzi to do planowania i realizacji opartej na wykorzystaniu, ma tendencję do pchania dużej ilości prac w toku, przenosi ludzi tam, gdzie praca jest potrzebna i tak dalej.

Czynniki te z kolei prowadzą do tego, że centra kosztów stają się egocentrycznymi jednostkami w organizacji, dostarczanie wartości jest zahamowane, linie “polityczne” uniemożliwiają współpracę, tworzone są sztuczne granice. Co gorsza, czasami te silosy są różne geograficznie. Bardzo trudnym wyzwaniem, przed którym stoi menedżer projektu, jest połączenie tych silosów, zmuszenie ich do współpracy, zarządzanie hand-off’ami i opóźnieniami oraz codzienna walka o gaszenie “pożarów”. Zamiast tego podejścia organizacja SAFe przedsiębiorstwa podąża za przepływem wartości.

Jak zorganizować firmę w sposób SAFe

Rozwiązania do zorganizowania firmy w wysokopoziomowej sekwencji kroków (które w rzeczywistości wymagają dużej uwagi):

1. Dowiedz się, jakie są produkty, które opracowujemy lub produkujemy i jakie usługi oferujemy naszym klientom
2. Zidentyfikuj całą sekwencję kroków zastosowanych do dostarczenia tej wartości klientom. Musi to obejmować całą sekwencję. Sekwencja ta nazywana jest Strumieniem Wartości i w zależności od charakteru dostarczanej wartości mogą istnieć dwa główne typy: operacyjny i rozwojowy
3. Zidentyfikuj osoby, które wykonują pracę, jakich systemów używają lub wspierają delivery, jaki jest przepływ informacji i materiałów oraz jakie inne zasoby mogą być potrzebne
4. Strumienie wartości zostaną odwzorowane na konkretnych strukturach w oparciu o konfigurację zdefiniowaną w ramach SAFe (ciągi rozwiązań i / lub zwinne ciągi uwalniania). Kluczowym aspektem jest przeniesienie pracy tam, gdzie są ludzie
5. Pieniądze powinny zostać podzielone między te Strumienie Wartości
6. Budżetowanie powinno być procesem ciągłym, co oznacza, że redystrybucja zasobów powinna być zgodna z potrzebami i priorytetami biznesowymi Strumienie Wartości z dostosowaniami ciągłymi lub przynajmniej kilka razy w roku.

Wszystko opisane powyżej powinno definiować wysoce wydajną samoorganizującą się strukturę.

Postępowanie w przypadku przekroczeń w frameworku SAFe

Kolejnym dużym problemem, przed którym stoi kierownik projektu, to przypadek przekroczeń. Rozpoczyna się bolesny proces rozliczania projektów, ponownego budżetowania, analizy wariancji, mieszania zasobów, ponownego przypisywania i tak dalej. Co w rzeczywistości tylko zwiększa całkowity koszt projektu i wprowadza duże opóźnienia. Co gorsza, “gra o obwinianie” zaczyna się między pionowymi silosami, gdzie przywołane powody brzmią — to było wyzwanie technologiczne, to była zmiana zakresu, to przez zespół lub to przez “twój” zespół itp. Najważniejsze pytanie w tym momencie — “Czy to naprawdę ma znaczenie?” Kryzys już się wydarzył, pieniądze wydane, a czas już został wykorzystany.

Ten problem ma bardzo prostą odpowiedź w SAFe. Strumienie wartości finansowania zapewniają pełną kontrolę wydatków, bez kosztownych i powodujących opóźnienia analiz wariancji kosztów projektu, bez zmiany przydziału zasobów i bez obwiniania. Grupa LPM dokładnie wie, jaki jest budżet dla określonego strumienia wartości, ludzie pracujący w tym strumieniu wartości wiedzą, jakie są ich priorytety, budżet i zasoby.

Stanowią one część programu przez dłuższy czas (teoretycznie na czas nieokreślony), więc w przypadku przekroczenia funkcjonalności Solution Managers, Product Managers i Business Owners ponownie ocenią priorytet kontynuowania pracy nad tą konkretną funkcjonalnością w przeciwieństwie do pozostałych funkcjonalności zaplanowanych zgodnie z harmonogramem (stąd opóźnienia). Drugą opcją jest zatrzymanie pracy nad tą funkcją, gdy inne funkcje stają się ważniejsze.

Innym krytycznym aspektem jest to, że sytuacja musi zostać również przekazana klientom, a zobowiązania mogą wymagać renegocjacji. Dzieje się tak, ponieważ albo budżet i data dostarczenia są ustalone, a zakres nie może pozostać taki sam, lub, po drugie, budżet i zakres są stałe, ale data dostarczenia nie może pozostać taka sama. Zapewnienie klientom przejrzystości, że SAFe (Agile) jest stosowana jako metoda pracy i dostarczania, powinna być obowiązkowa od samego początku.

Chciałbyś wdrożyć SAFe w swojej organizacji? Sprawdź naszą ofertę szkoleniową SAFe.

Iulian Velea
Technical Project Manager | Certified SAFe Program Consultant (SPC4)

Originally published at https://www.luxoft-training.pl.